Питання щодо статусу закордонного українця, діяльності Національної комісії з питань закордонних українців регулюються Законом України «Про закордонних українців», Порядком оформлення та видачі посвідчення закордонного українця, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.2004 № 1531, та постановою Кабінету Міністрів України від 10.08.2004 № 1014 «Про утворення Національної комісії з питань закордонних українців». 

Відповідно до статті 3 Закону, умовами надання статусу закордонного українця є: 

• українська національна ідентичність (в редакції Закону України №2834 від 13.12.2022 «Про основні засади державної політики у сфері утвердження української національної та громадянської ідентичності»); 
• українське етнічне походження або походження з України; 
• письмове звернення щодо бажання мати статус закордонного українця; 
• досягнення особою 16-річного віку; 
• відсутність громадянства України.

Українське етнічне походження або походження з України заявник підтверджує відповідними документами або свідченнями громадян України, закордонних українців чи громадських організацій закордонних українців. 

Згідно з статтею 4 Закону та пункту 3 Порядку, особа, яка бажає набути статусу закордонного українця, подає письмову заяву за формою, встановленого зразка. 

До заяви додаються: 

- паспортний документ або документ, що його замінює; 

- копії документів, які засвідчують українське етнічне походження або походження з України (свідоцтво або інші документи про народження особи або її родичів, документи, що підтверджують факт проживання особи на території України, та у разі потреби інші документи); 

- дві кольорові фотокартки розміром 30 х 40 міліметрів; 

- квитанція про оплату заявником послуг, пов'язаних з оформленням і видачею посвідчення (інформація щодо реквізитів для сплати коштів за оформлення посвідчення розміщена на сайті МЗС у рубриці «закордонні українці» за посиланням: https://zakordonniukrainci.mfa.gov.ua/nacionalnakomisiya-z-pitan-zakordonnih-ukrayinciv/poryadok-oformlennya-i-vidachiposvidchennya-zakordonnogo-ukrayincya. 

До документів можуть додаватися письмові свідчення громадян України або закордонних українців (не менш як трьох осіб), які підтверджують українське етнічне походження або походження з України заявника, а також характеристикаклопотання громадської організації закордонних українців, членом якої є заявник.